Descarte de documentação é feita com base em uma tabela de temporalidade que auxilia na gestão, análise e classificação documental da Administração municipal
TIMÓTEO – Com a finalidade de gerar eficiência administrativa e economicidade com a redução de custos de armazenagem de documentos físicos, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Prefeitura de Timóteo autorizou nesta quinta-feira (16) o expurgo de documentos públicos com mais de cinco anos de existência sem valor probatório e histórico, conforme prevê a legislação. Parte da documentação descartada possuía entre 20 e 50 anos de existência.
Conforme explica a presidente da comissão, Simone Rossinele Rocha Torres, que é servidora da Secretaria de Administração e Gestão, foi publicado o edital nº 01, de 4 agosto de 2021, dando ciência sobre a necessidade de eliminar os documentos físicos que já não tinham mais utilidade. Em 10 de Março deste ano, através da portaria nº 14, foi criada a Comissão Permanente, que conta com representantes de diversas secretarias municipais.
TEMPO
O expurgo de documentos públicos segue uma tabela de temporalidade que é um instrumento de gestão que analisa, classifica e define o prazo de existência de um documento e o seu destino após o término desse período. Em Timóteo antes do descarte, toda a documentação foi analisada pela técnica Paloma Regina Cota da Silva, através do contrato PG nº 013/2021, cujo objeto é “a prestação de serviços de consultoria visando o diagnóstico, análise e avaliações da sistemática existente na gestão de documentos e informações do Município de Timóteo, embasada na legislação arquivística brasileira”. Após essa análise foram aguardados mais 30 dias para fazer o descarte da papelada.
Ao todo serão expurgados aproximadamente 277 metros lineares de papéis variados das Secretarias de Administração, Saúde, Planejamento e Fazenda. A papelada sem valor probatório e sem valor histórico foi encaminhada para a Associação de Catadores de Materiais Recicláveis de Timóteo (Ascati) que irá picotar os papéis antes da sua comercialização, gerando renda para os catadores de materiais recicláveis da cidade.
